Regenplan voor jullie bruiloft

Draaiboekbruiloft · Bijgewerkt op 19 oktober 2026

Een regenplan is een vooraf afgesproken binnenalternatief voor een onderdeel dat buiten zou plaatsvinden. Je spreekt het niet op de dag zelf voor het eerst af, maar vooraf: welke plek binnen, wie beslist en tot welk moment, wie de leveranciers en gasten informeert en hoe de verhuizing in de planning past.

Bespreek het binnenalternatief met de locatie

Vraag de locatie vooraf welke overdekte of binnenruimte als alternatief kan dienen en of die op dat moment beschikbaar is. Bespreek of er genoeg zitplaats is voor jullie gasten, of de ceremonieleider en de muziek er kunnen werken en hoe de looproute naar binnen loopt. Leg de afspraak schriftelijk vast, zodat niet op de dag blijkt dat de ruimte al bezet is. Doe dit ruim voor de trouwdag, niet in de laatste week.

Leg het beslismoment en de verantwoordelijke vast

Spreek met de locatie af wie beslist of het alternatief ingaat en tot welk moment die beslissing kan vallen. Dat kan een van jullie zijn, of de ceremoniemeester met een vooraf afgesproken mandaat. Noteer het beslismoment als eigen regel in het draaiboek, met een tijd die past bij de benodigde voorbereiding. Leg ook vast wie de beslissing overneemt als de aangewezen persoon niet bereikbaar is.

Informeer leveranciers en gasten

Maak vooraf een korte boodschap klaar die je kunt versturen zodra het besluit valt. Zet daar in welke plek het wordt, hoe gasten er komen en of er iets verandert aan de tijd. Een leverancier met eigen opbouw, zoals geluid of decor, wil het eerder weten dan gasten. Leg in het draaiboek vast wie welk bericht stuurt, zodat niet drie mensen hetzelfde doen.

Plan verhuizing en opbouw apart

Een verhuizing kost tijd, en die tijd moet ergens in de planning staan. Zet het ombouwen als eigen blok neer, met een duur die jullie met de locatie hebben afgesproken. Zo blijft zichtbaar wat er schuift als het alternatief ingaat. Reken ook het klaarzetten van stoelen, decor en geluid mee, en noteer wie dat doet.

Fictief voorbeeld van een regenplan

Deze tijden zijn verzonnen om de werkwijze te tonen en zijn geen richtlijn. Stel: de ceremonie staat om 15:00 buiten, met een overdekte zaal in hetzelfde gebouw als alternatief. Het beslismoment staat op 13:00. Het koppel beslist om 13:00 dat het alternatief ingaat. De ceremoniemeester meldt het om 13:05 aan ceremonieleider, geluidsman en gasten via de afgesproken appgroep. Van 13:15 tot 13:35 worden stoelen en decor binnen opgebouwd, een eigen afspraak van 20 minuten. Om 14:45 ontvangen jullie de gasten bij de binneningang en om 15:00 begint de ceremonie.

Wat vast blijft en wat kan schuiven

De begintijd van de ceremonie blijft in dit voorbeeld staan, want die is met de locatie afgesproken. Wat kan schuiven is de buitenopstelling, het fotomoment en het ontvangstmoment. Leg per blok vast of het vast is of flexibel kan bewegen. Zo weet de ceremoniemeester wat wel en niet mee mag.

Houd één actuele planning aan

Werk vooraf een buiten- en binnenvariant uit, elk met eigen tijden en verantwoordelijken. Markeer ze duidelijk als alternatieven, niet als twee programma's die tegelijk doorgaan. Na het besluit deelt de beheerder alleen de gekozen versie met de betrokkenen. Zet er een versienummer en wijzigingstijd bij en spreek af dat oude prints niet meer leidend zijn.

Dit is een werkwijze, geen norm. De afspraken met jullie locatie en leveranciers gaan voor.

Onze werkwijze sluit aan op het opbouwen van een dagplanning en het verdelen van ceremoniemeestertaken. Reis je tussen twee plekken, lees dan ook over reistijd en uitloop. Begin je met een eigen overzicht, gebruik dan het gratis CSV-startsjabloon voor Excel.